重要情報を社外へ持ち出す場合、思わぬ盗難にあったり、うっかり紛失したりすることがあります。ノートパソコンやスマートフォンの利用にあたってパスワードの入力を求めるように設定したり、データファイルを暗号化するなどの対策を事前に行うことで、盗難や紛失の際に情報を簡単に読み取られることができないようにしましょう。
PC持ち出しに対する2つ目のリスク対策は、社内体制の整備です。申請書の作成や情報周知の徹底など、社内の管理・運用体制に関する整備が中心となります。
PCの持ち出しに際して、管理責任者やセキュリティ担当者への事前申請を徹底するようにしましょう。より管理を厳重にするためには、申請書や誓約書の作成・提出、持ち出しルールの明文化といった方法が役立ちます。
事前申請の提出および持ち出し管理を行う責任者を決めておくことも大切です。管理責任者がいないと社員が自由気ままにPCを社外に持ち出してしまい、重大な事故が起こった際に原因を究明できません。
また、任用した管理責任者の下、持ち出しルールの周知徹底や社員教育なども行っておきましょう。社内研修などで、情報漏えいが起きた場合に会社にどのような被害が出るのかを社員に理解させ、会社全体で危機意識を持って取り組むことが重要です。
社員が普段から使用しているPCには重要な情報が蓄積されているため、万が一情報が漏えいした場合は会社への被害が計り知れません。このような事態に陥らないよう、持ち出し専用のPCを用意しておきましょう。持ち出し専用PCには必要最小限のデータのみを入れておくことで、被害を軽減できます。
リモートで社内の環境にアクセスすることで、データを持ち歩かず社内データの閲覧する方法があります。
さらに、社内のパソコンを遠隔で操作することで、データを取得せず、画面に表示させることができます。
持ち歩いているパソコンやタブレットにはリモートアクセスするたの環境だけを実装させ、社内のパソコンを遠隔操作し、実際のデータは社内から持ち出さないようにすることで、万が一持ち出している端末が紛失や盗難にあった場合でもリモートの通信を遮断する事で情報の漏洩を防ぐことが可能です。
他にもCADやデザインソフト等の高価なソフトウェアを別途インストールして持ち歩く必要がなくなるため、ソフトウェア資産を無駄遣いする事も無くなります。
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